Automatyczne rozpoznawanie i księgowanie faktur z wykorzystaniem AI

Program Madar7 w chmurze dzięki zaimplementowaniu technologii AI daje możliwość automatycznego rozpoznania i zaksięgowania faktury na podstawie wgranego pliku z fakturą. 

Aktualnie akceptowane pliki z fakturami to:

• PDF
• skan w formacie PDF
• skan w formacie JPG
• skan w formacie PNG

Użytkownik, który jest zainteresowany nową funkcjonalnością musi zgłosić chęć korzystania z nowego udogodnienia AI, mailowo lub telefonicznie, do firmy Madar. Funkcjonalność uruchamiana jest w danej chmurze Madar7 na życzenie!

Proces od wgrania pliku z fakturą do jej zaksięgowania odbywa się w następujących krokach:

1. Wgranie pliku do odpowiedniego rejestru kancelaryjnego.
2. Oczekiwanie na jego przetworzenie przez AI.
3. Wczytanie do księgowania.
4. Kontrola merytoryczna i zapisanie w rejestrze VAT.

Wgranie pliku z fakturą do systemu Madar7 w chmurze

Konfiguracja

Faktury dodaje się do modułu kancelaryjnego (Sekretariat) w opcji CRM - Kancelaria. Przy pierwszym uruchomieniu należy w odpowiedni sposób utworzyć rejestr kancelaryjny, do którego dodawane będą kolejne faktury. W tym celu należy kliknąć w klawisz nowy rejestr dodaj. Jeśli zamiast przycisku są już utworzone wcześniej inne rejestry należy wejść do dowolnego i tam utworzyć nowy.

Tworząc nowy rejestr kancelaryjny należy podać następujące dane:

• nazwa - wybrana przez użytkownika,
• rodzaj: faktury przychodzące,
• od dnia / do dnia - okres ważności danego rejestru - może być roczny wówczas na początku kolejnego roku należy założyć nowy lub z datą odległą (najpóżniejsza data to 31/12/2078)
• księgowanie: rejestr FK

Wgrywanie plików z fakturami

Pliki z fakturami dodaje się w opcji CRM - Kancelaria i następnie wchodząc w utworzony rejestr (np. faktury przychodzące). Następnie w górnym menu wybiera się opcję narzędzia - file collect lub korzysta z dedykowanej ikony.

Należy wybrać plik z fakturą z dysku komputera (w formacie *.pdf, *.jpg lub *. png) i następnie wgrać go klikając klawisz UPLOAD.

Uwaga! W jednym pliku musi znajdować się tylko jedna faktura. Nie można zeskanować większej ilości faktur do jednego pliku PDF i wgrać go do systemu!

Przetworzenie pliku przez AI i księgowanie

Przetworzenie pliku 

Po wgraniu pliku na liście pojawi się nowy rekord z nadanym numerem pisma ale bez kontrahenta i tytułu. Po chwili (od 1 minuty do 15 min) pozycja ta zostanie uzupełniona o kontrahenta odczytanego z faktury oraz jej numer.

Księgowanie przetworzonego pliku z fakturą

Przetworzony plik można przekazać do księgowania. Zaksięgować można go poprzez jedną z dwóch opcji:

• od strony rejestru kancelaryjnego - zaznaczając dane pismo (z przetworzoną fakturą) na liście i klikając w górnym menu narzędzia - księgowanie Faktury VAT,
• od strony rejestrów VAT - wchodząc Księgowość - Rejestr VAT - dopisz i następnie klikając w klawisz dołącz/wczytaj pojawia się lista pism do księgowania, z której można wybrać to przetworzone.

Program wyświetli wstępnie wypełniony dokument dopisywany do Rejestru VAT. Użytkownik dokonuje kontroli poprawności, ewentualnie uzupełnienia dokumentu i zapisuje dokument poprzez klawisz zatwierdź.