Automatyczne rozpoznawanie i księgowanie wyciągów bankowych z wykorzystaniem AI

Program Madar7 w chmurze dzięki zaimplementowaniu technologii AI daje możliwość automatycznego rozpoznania i zaksięgowania wyciągów bankowych na podstawie wgranego pliku. 

Aktualnie akceptowane pliki z wyciągami to:

  • PDF
  • htm
  • MT940
Użytkownik, który jest zainteresowany nową funkcjonalnością musi zgłosić chęć korzystania z nowego udogodnienia AI, mailowo lub telefonicznie, do firmy Madar. Funkcjonalność uruchamiana jest w danej chmurze Madar7 na życzenie!

Proces od wgrania pliku z wyciągiem do jego zaksięgowania odbywa się w następujących krokach:
  1. Wgranie pliku do odpowiedniego rejestru kancelaryjnego.
  2. Oczekiwanie na jego przetworzenie przez AI.
  3. Wczytanie do księgowania.
  4. Kontrola merytoryczna i księgowanie.

Wgranie pliku z wyciągiem bankowym do systemu Madar7 w chmurze

Konfiguracja

Pliki z wyciągami bankowymi dodaje się do modułu kancelaryjnego w opcji Sekretariat - Kancelaria. Przy pierwszym uruchomieniu należy w odpowiedni sposób utworzyć rejestr kancelaryjny, do którego dodawane będą kolejne wyciągi bankowe. W tym celu należy kliknąć w klawisz nowy rejestr dodajJeśli zamiast przycisku są już utworzone wcześniej inne rejestry należy wejść do dowolnego i tam utworzyć nowy.



Tworząc nowy rejestr kancelaryjny należy podać następujące dane:
  • nazwa - wybrana przez użytkownika,
  • rodzaj: poczta przychodząca, (lub inny przychodzący)
  • od dnia / do dnia - okres ważności danego rejestru - może być roczny wówczas na początku kolejnego roku należy założyć nowy lub z datą odległą (najpóżniejsza data to 31/12/2078)



Wgrywanie plików z wyciągami bankowymi

Pliki z wyciągami bankowymi dodaje się w opcji Sekretariat - Kancelaria i następnie wchodząc w utworzony rejestr (np. poczta przychodząca). Następnie w górnym menu wybiera się opcję narzędzia - file collect lub korzysta z dedykowanej ikony.


Należy wybrać plik z wyciągiem bankowym z dysku komputera (w formacie *.pdf*.htm lub inny obsługiwany) i następnie wgrać go klikając klawisz UPLOAD.


Przetworzenie pliku przez AI i księgowanie

Przetworzenie pliku 

Po wgraniu pliku na liście pojawi się nowy rekord z nadanym numerem pisma ale bez kontrahenta i tytułu. Po chwili (od 1 minuty do 15 min) pozycja ta zostanie uzupełniona o kontrahenta odczytanego z wyciągu bankowego oraz tytuł.




Księgowanie przetworzonego wyciągu bankowego

Przetworzony plik można przekazać do księgowania  zaznaczając dane pismo (z przetworzonym wyciągiem bankowym) na liście i klikając w górnym menu narzędzia - księgowanie wyciąg bankowy.

Program wyświetli raport z importu z liczbą zaimportowanych pozycji.



Po zamknięciu raportu z importu wyświetlony zostaje integrator wyciągów bankowych. W pierwszej kolejności należy wybrać raport bankowy w polu raport, do którego mają zostać dopisane pozycje z importowanego wyciągu bankowego. Po wyborze raportu nadana zostanie kontynuacja numeracji z tego raportu w polu dokument.




Znaczenie poszczególnych kolumn:
  • Lp - liczba porządkowa,
  • dokument - kolejny numer pozycji WB zgodnie z wybranym raportem,
  • treść - treść z wyciągu bankowego,
  • data - data pozycji z WB
  • kwota operacji,
  • konto - konto księgowe z rozliczanego dokumentu,
  • kontrahent - wybrany kontrahent z katalogu kontrahentów,
  • dotyczy - dokument powiązany, dokument za który dokonywana jest płatność daną pozycją WB.
Użytkownik dokonuje kontroli poprawności, ewentualnie uzupełnienia informacji. Jeśli program wszystko zaimportował poprawnie i nie są konieczne zmiany wówczas operację importu kończymy klawiszem księgowanie.

Jeśli nie wszystko jest poprawne lub kompletne to wówczas każdą pozycję można edytować i dokonać w niej zmian lub uzupełnienia. Przykładowo jeśli pole dotyczy jest puste oznacza to, że program automatycznie nie odnalazł dokumentu za który dokonywana jest płatność - można w trybie edycji odnaleźć ręcznie dokument lub pozostawić to pole puste (np. jeśli jest to przedpłata).

Jeśli program nie odnalazł powiązanego dokumentu (lub powiązał błędnie wpłatę) wówczas po kliknięciu na liście klawisza edycja pojawi się ekran gdzie możliwe jest dokonanie zmian. W polu base należy wskazać bazę (rejestry VAT, należności z handlu, zobowiązania z handlu) i następnie wybrać dokument w polu rozlicza. Całość zatwierdzić.



 Nie jest wymagane wskazanie dokumentów za które dokonywane są na WB płatności. Można je zaksięgować bez wskazania dokumentów a potem po prostu dokonać bilansowania dokumentów.


Tematy powiązane

Automatyczne rozpoznawanie i księgowanie faktur z wykorzystaniem AI

Program Madar7 w chmurze dzięki zaimplementowaniu technologii AI daje możliwość automatycznego rozpoznania i zaksięgowania faktury na podstawie wgranego pliku z fakturą. 

Aktualnie akceptowane pliki z fakturami to:

  • PDF
  • skan w formacie PDF
  • skan w formacie JPG
  • skan w formacie PNG
Użytkownik, który jest zainteresowany nową funkcjonalnością musi zgłosić chęć korzystania z nowego udogodnienia AI, mailowo lub telefonicznie, do firmy Madar. Funkcjonalność uruchamiana jest w danej chmurze Madar7 na życzenie!

Proces od wgrania pliku z fakturą do jej zaksięgowania odbywa się w następujących krokach:
  1. Wgranie pliku do odpowiedniego rejestru kancelaryjnego.
  2. Oczekiwanie na jego przetworzenie przez AI.
  3. Wczytanie do księgowania.
  4. Kontrola merytoryczna i zapisanie w rejestrze VAT.

Wgranie pliku z fakturą do systemu Madar7 w chmurze

Konfiguracja

Faktury dodaje się do modułu kancelaryjnego w opcji Sekretariat - Kancelaria. Przy pierwszym uruchomieniu należy w odpowiedni sposób utworzyć rejestr kancelaryjny, do którego dodawane będą kolejne faktury. W tym celu należy kliknąć w klawisz nowy rejestr dodaj. Jeśli zamiast przycisku są już utworzone wcześniej inne rejestry należy wejść do dowolnego i tam utworzyć nowy.



Tworząc nowy rejestr kancelaryjny należy podać następujące dane:
  • nazwa - wybrana przez użytkownika,
  • rodzaj: faktury przychodzące,
  • od dnia / do dnia - okres ważności danego rejestru - może być roczny wówczas na początku kolejnego roku należy założyć nowy lub z datą odległą (najpóżniejsza data to 31/12/2078)
  • księgowanie: rejestr FK

Wgrywanie plików z fakturami

Pliki z fakturami dodaje się w opcji Sekretariat - Kancelaria i następnie wchodząc w utworzony rejestr (np. faktury przychodzące). Następnie w górnym menu wybiera się opcję narzędzia - file collect lub korzysta z dedykowanej ikony.


Należy wybrać plik z fakturą z dysku komputera (w formacie *.pdf, *.jpg lub *. png) i następnie wgrać go klikając klawisz UPLOAD.

Uwaga! W jednym pliku musi znajdować się tylko jedna faktura. Nie można zeskanować większej ilości faktur do jednego pliku PDF i wgrać go do systemu!


Przetworzenie pliku przez AI i księgowanie

Przetworzenie pliku 

Po wgraniu pliku na liście pojawi się nowy rekord z nadanym numerem pisma ale bez kontrahenta i tytułu. Po chwili (od 1 minuty do 15 min) pozycja ta zostanie uzupełniona o kontrahenta odczytanego z faktury oraz jej numer.


Księgowanie przetworzonego pliku z fakturą

Przetworzony plik można przekazać do księgowania. Zaksięgować można go poprzez jedną z dwóch opcji:
  • od strony rejestru kancelaryjnego - zaznaczając dane pismo (z przetworzoną fakturą) na liście i klikając w górnym menu narzędzia - księgowanie Faktury VAT,
  • od strony rejestrów VAT - wchodząc Księgowość - Rejestr VAT - dopisz i następnie klikając w klawisz dołącz/wczytaj pojawia się lista pism do księgowania, z której można wybrać to przetworzone.
Program wyświetli wstępnie wypełniony dokument dopisywany do Rejestru VAT. Użytkownik dokonuje kontroli poprawności, ewentualnie uzupełnienia dokumentu i zapisuje dokument poprzez klawisz zatwierdź.