Program Kancelaria, moduły CRM w systemie Madar 7 w chmurze oraz portal Docum.pl zostały zaprojektowane w celu kompleksowej obsługi ewidencji dokumentacji online w kancelariach i sekretariatach, zwłaszcza w średnich przedsiębiorstwach i instytucjach. Ułatwia on tworzenie i prowadzenie rejestrów kancelaryjnych i spraw, a także obsługę obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa.
≡ Dziennik korespondencji
Pisma są ewidencjonowane we właściwym dzienniku korespondencji, wyodrębnianym za pomocą
rejestru kancelaryjnego. Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia, pozycja z Rzeczowego Wykazu Akt. Możliwe są wydruki dziennika podawczego za dany okres, zestawienia kosztów.
Możliwość umieszczenia dyspozycji dotyczących osoby bądź działu, sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty bądź podpisania.
⇒
Dodawanie pisma do kancelarii
Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism
Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.
⇒
Kancelaria - dekretacja czyli statusy i ikonki na liście
Dołączanie pełnych treści pism
W postaci plików z programów tekstowych bądź graficznych – na przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd i wydruk wybranych dokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać korekty.
⇒
Kancelaria - załączniki do pism
Analiza
Informacje wprowadzane są do programu miedzy innymi
po to, by móc w szybki sposób uzyskać interesujące użytkownika
informacje. Analizę wprowadzonej dokumentacji do ewidencji można
przeprowadzić dwojako:
- w postaci selekcji na liście - na ekranie komputera
- w postaci zestawienia, które można wydrukować.
Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych kryteriów – opisujących pismo i wprowadzonych przy okazji ewidencji pisma.
⇒
Wyszukiwanie pism w kancelarii
Wysyłanie monitów
W programie istnieje możliwość wysyłania monitów do użytkowników odpowiedzialnych za pismo w Kancelarii w przypadku zbliżającego się terminu załatwienia, bądź nie załatwienia w terminie - dla pism
wymagających odpowiedzi.
≡ Baza korespondentów
Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy
firm, z którymi prowadzona jest korespondencja gromadzone są w jednej
bazie, przyspieszając proces tworzenia i umożliwiając analizę
dokumentów. W bazie wprowadzać można dane teleadresowe (w tym adres do
korespondencji), osoby do kontaktu - jak również określać dodatkowe
atrybuty ⇒
Lista kontaktów.
Dane można przeglądać i analizować na liście o projektowanych przez użytkownika kolumnach:
⇒
Konfigurowanie kontaktów
Można też przygotować wyselekcjonowaną listę według wybranych atrybutów, która będzie podstawą na przykład do wysyłek seryjnych ⇒
Kontakty - jak uzyskać wyselekcjonowaną listę
Możliwy jest też import danych do bazy kontaktów:
⇒
Importy danych do programu Madar 7
≡ CRM i Sprawy
Ważnym ogniwem procesu obsługi klienta jest ewidencja i analiza zdarzeń, które nie są ściśle i bezwzględnie
związane z procesem sprzedaży czy księgowości i często nie są rejestrowane w innych modułach systemu. Należą do nich
między innymi:
- zgłoszenia awarii, które wymagają interwencji ze strony firmy,
- zapytania ofertowe,
- pytania do specjalistów dotyczące produktów,
- wizyty serwisowe,
- szczególne informacje o klientach, takie jak: ustalenia i umowy, sposób kontaktu.
W programie zdarzenia te rejestruje się w opcji
sprawy ⇒
CRM - dodawanie sprawy
Oprócz rejestracji takich spraw konieczne jest planowania kolejnych etapów i działań oraz kontrolę ich realizacji ⇒
Sprawy - etapy.
Zgłoszenia są grupowane w
rejestry spraw. System dla wygody użytkownika daje możliwość przeglądania zgłoszeń w dwóch widokach - w widoku CRM i w widoku Sprawy.
≡ Kampanie
Kampanie to moduł, który pozwala zarządzać masowo wysyłkami do innych firm zarówno przesyłek reklamowych jak i treści informacyjnych. Dzięki temu modułowi w łatwy sposób można wybrać odbiorców z katalogu kontaktów a następnie wykonać na tej bazie nadruki danych teleadresowych na kopertach lub naklejkach na koperty. Po zakończonej kampanii w prosty sposób można zaewidencjonować jej skuteczność.
