Jak zarejestrować pismo na wielu kontrahentów •

Rejestrując pismo w module kancelaryjnym standardowo wskazuje się kontrahenta, którego ono dotyczy, w polu korespondent na zakładce dokument. Zdarzając się jednak sytuacje, w których pismo musi zostać zarejestrowane na więcej niż jednego kontrahenta. W tym celu właśnie, podczas dodawania pisma, można na zakładce rozdzielnik wskazać wykorzystać takie pola jak w sprawie i osoba.

Tematy powiązane

---

Elektroniczna kancelaria - możliwości
Kancelaria - najczęściej zadawane pytania
Dodawanie pisma do Kancelarii

Sprawy - etapy ∴

 Każda sprawa może być podzielona na etapy, z oznaczonymi innymi osobami kontaktowymi, operatorami, różnymi terminami realizacji:

1. Wprowadzone etapy widoczne są na liście w lewej części okna. 
2. Sposób wypełniania pól etapu może być zaprojektowany w scenariuszach i wybierana jako procedura etapu. 

Pola opisujące etap 

W lewej części okna znajduje się lista zawierająca kolejne etapy. Dla każdego etapu dostępne są następujące pola:

• dotyczy - pozwala na wpisanie krótkiego opisu etapu. 
• dla -  operator, do jakiego kierowany jest etap
• procedura - pozycja wybierana z listy scenariuszy

Większą ilość informacji wprowadza się w pole opis, w którym można zamieścić wszystkie informacje opisowe, nie zawarte w opcjach sprawy czy etapu.

Załatwienie

Zamknięcie etapu polega na zaznaczeniu znacznika ∨ wykonano w parametrach etapu:

Zamknięcie sprawy - dokonuje się w zakładce [parametry].

---

Tematy powiązane:

• CRM - dodawanie sprawy

Kontakty - jak uzyskać wyselekcjonowaną listę ∴

Program umożliwia uzyskanie grup docelowych kampanii na podstawie informacji zawartych w bazie kontaktów. Agregacja jest możliwa według cech określających grupę klientów (region, kampania czy rodzaj - częściowo do samodzielnego projektowania), informacji o poprzednich kampaniach marketingowych (powtórzenie kampanii z uwzględnieniem ”zwrotów”, kampanie do klientów, którzy odpowiedzieli), rejestrowanych atrybutów.

Grupowanie kontaktów - agregacja 

Na podstawie wcześniej wprowadzonych kampanii oraz kontaktów (atrybutów wprowadzanych do kampanii i kontaktów) można automatycznie wypełniać kampanie przy pomocy agregacji.

Po wyborze w liście z górnego menu opcji agregacja w okienku można zaznaczyć:

1. znacznika - pomocy wyboru np. kodu pocztowego lub czy ktoś posiada e-mail.
   
2. atrybuty - poprzez opcje:
   odejmij – atrybut, który ma nie zostać uwzględniony np. zwrot.
   dodaj kategorie – atrybut, który nas interesuje np. EMAIL i WYSYŁKA WARSZAWA.
3. rodzaju kontaktu - na przykład tylko dla klientów. 

---

Tematy powiązane:

• Lista kontaktów 

Elektroniczna Kancelaria - możliwości •

Program Kancelaria, moduły CRM w systemie Madar 7 w chmurze oraz portal Docum.pl zostały zaprojektowane w celu kompleksowej obsługi ewidencji dokumentacji online w kancelariach i sekretariatach, zwłaszcza w średnich przedsiębiorstwach i instytucjach. Ułatwia on tworzenie i prowadzenie rejestrów kancelaryjnych i spraw, a także obsługę obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa.

---

≡ Dziennik korespondencji

Pisma są ewidencjonowane we właściwym dzienniku korespondencji, wyodrębnianym za pomocą rejestru kancelaryjnego. Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia, pozycja z Rzeczowego Wykazu Akt. Możliwe są  wydruki dziennika podawczego za dany okres,  zestawienia kosztów.
Możliwość umieszczenia dyspozycji dotyczących osoby bądź działu, sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty bądź podpisania.
⇒  Dodawanie pisma do kancelarii

Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism

Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.
⇒ Kancelaria - dekretacja czyli statusy i ikonki na liście 

Dołączanie pełnych treści pism 

W postaci plików z programów tekstowych bądź graficznych – na przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd i wydruk wybranych dokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać korekty.
⇒ Kancelaria - załączniki do pism 

Analiza 

Informacje wprowadzane są do programu miedzy innymi po to, by móc w szybki sposób uzyskać interesujące użytkownika informacje. Analizę wprowadzonej dokumentacji do ewidencji można przeprowadzić dwojako:

• w postaci selekcji na liście - na ekranie komputera  
• w postaci zestawienia, które można wydrukować.

Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych kryteriów – opisujących pismo i wprowadzonych przy okazji ewidencji pisma.
⇒ Wyszukiwanie pism w kancelarii 

Wysyłanie monitów

W programie istnieje możliwość wysyłania monitów do użytkowników odpowiedzialnych za pismo w Kancelarii w przypadku zbliżającego się terminu załatwienia, bądź nie załatwienia w terminie - dla pism wymagających odpowiedzi.

---

≡ Baza korespondentów

Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy firm, z którymi prowadzona jest korespondencja gromadzone są w jednej bazie, przyspieszając proces tworzenia i umożliwiając analizę dokumentów. W bazie wprowadzać można dane teleadresowe (w tym adres do korespondencji), osoby do kontaktu - jak również określać dodatkowe atrybuty ⇒ Lista kontaktów.

Dane można przeglądać i analizować na liście o projektowanych przez użytkownika kolumnach:
⇒ Konfigurowanie kontaktów 

Można też przygotować wyselekcjonowaną listę według wybranych  atrybutów, która będzie podstawą na przykład do wysyłek seryjnych ⇒ Kontakty - jak uzyskać wyselekcjonowaną listę


Możliwy jest też import danych do bazy kontaktów: ⇒ Importy danych do programu Madar 7

---

≡ CRM i Sprawy 

Ważnym ogniwem procesu obsługi klienta jest ewidencja i analiza zdarzeń, które nie są ściśle i bezwzględnie związane z procesem sprzedaży czy księgowości i często nie są rejestrowane w innych modułach systemu. Należą do nich między innymi:

• zgłoszenia awarii, które wymagają interwencji ze strony firmy, 
• zapytania ofertowe, 
• pytania do specjalistów dotyczące produktów, 
• wizyty serwisowe,
• szczególne informacje o klientach, takie jak: ustalenia i umowy, sposób kontaktu. 

W programie zdarzenia te rejestruje się w opcji sprawy ⇒ CRM - dodawanie sprawy

Oprócz rejestracji takich spraw konieczne jest planowania kolejnych etapów i działań oraz kontrolę ich realizacji ⇒ Sprawy - etapy.

Zgłoszenia są grupowane w rejestry spraw. System dla wygody użytkownika daje możliwość przeglądania zgłoszeń w dwóch widokach - w widoku CRM i w widoku Sprawy.

---

≡ Kampanie

Kampanie to moduł, który pozwala zarządzać masowo wysyłkami do innych firm zarówno przesyłek reklamowych jak i treści informacyjnych. Dzięki temu modułowi w łatwy sposób można wybrać odbiorców z katalogu kontaktów a następnie wykonać na tej bazie nadruki danych teleadresowych na kopertach lub naklejkach na koperty. Po zakończonej kampanii w prosty sposób można zaewidencjonować jej skuteczność.

Kancelaria - załączniki do pism ∴

Dodawanie załącznika

Kliknięcie w pola powoduje pojawienie się okienka wybory pliku do przesłania.
Po wybraniu pliku z dysku - należy kliknąć klawisz [IUPLOAD].

Dla większej ilości należy wejść na listę załączników i tam dodać kolejne pozycje:

 

Do załączników na liście można dodawać opisy:

Kasowanie załącznika

Jest możliwe po wejściu do listy załączników i naciśnięciu ikony [x]

Na liście pisma z załącznikami są oznaczone ikoną:

---

Tematy powiązane:
Dodawanie pisma do kancelarii

Kancelaria - FAQ •

invoicer.blogspot.com Oznaczanie pism do wysyłki, wysłanych, potwierdzeń nadania

invoicer.blogspot.com Oznaczanie pism jako pilne

invoicer.blogspot.com Faktury do księgowania w kancelarii

invoicer.blogspot.com Rejestracja przychodzących faktur elektronicznych i ich księgowanie

invoicer.blogspot.com Co oznaczają symbole i kolory w Kancelarii

Jak rejestrować kontakty do potencjalnych klientów tzw. leady

Przypisywanie pisma do poszczególnych operatorów / działów

Czy można dekretować pisma zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt

Wyszukiwanie pism w Kancelarii wg zadanych kryteriów

Jak zarejestrować pismo na wielu kontrahentów

CRM - rejestr spraw - lista [?]

---

Posty powiązane:
CRM - rejestr spraw - okienko

Departament - okienko [?]

Można wprowadzić nazwę, kierownika oraz adresy email.

Departament - lista [?]

Lista pozwalająca na połączeniu pisma do określonego departamentu (działu) oraz operatorów.

Wykaz akt - lista [?]

Rzeczowy wykaz akt  - umożliwia klasyfikację dokumentacji - oznaczanie, rejestrację, łączenie i przechowywanie akt.
Dzieli całość wytwarzanej w danej instytucji dokumentacji na maksymalnie 10 grup zasadniczych oznaczonych symbolami od 0 do 9, klasy pierwszego rzędu i kolejnych rzędów dzielą się na dalsze klasy.

Zobacz:
Wykaz akt - okienko

Wykaz akt - okienko [?]

Rzeczowy wykaz akt – to lista zawierająca wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.

Zobacz:
Wykaz akt - lista 

Lista kontaktów [?]

Lista kontaktów

Jednym z istotniejszych elementów w obsłudze ewidencji korespondencji i dokumentacji czy kampanii jest dobrze zbudowana baza kontaktów. Pozwala na stworzenie bazy klientów, w której gromadzone będą użyteczne i niezbędne informacje, dzięki czemu możliwe będzie przeprowadzanie analiz na różnych płaszczyznach. 

Program umożliwia konfigurowanie naszej listy. Aby móc to zrobić, należy wejść w operacje. Rozwinie nam się menu i należy wybrać konfiguracja.

Więcej informacji na ten temat znajduje się w wpisie Konfigurowanie Kontaktów

Konfigurowanie kontaktów ∴

Konfigurowanie kontaktów

W tym miejscu możemy ustalić jakie dane będą nam się wyświetlały na ekranie listy kontaktów. Możemy również ustalić szerokość jaką będą zajmowały oraz kolejność. Według każdego z tych podpunktów możemy posortować naszą listę

Wybierając pole z kolumny rodzaj danych, rozwija nam się menu. Wybieramy wtedy parametr, który chcielibyśmy widzieć w naszej liście. W kolumnie szerokość ustalamy ile miejsca ma zajmować nasza nowa informacja.

Sprawy (CRM) [?]

Ważnym ogniwem procesu obsługi klienta jest ewidencja i analiza zdarzeń, które nie są ściśle i bezwzględnie związane z procesem sprzedaży i często nie są rejestrowane w istniejących w firmie systemach. Oprócz rejestracji takich spraw konieczne jest planowania kolejnych etapów i działań oraz kontrolę ich realizacji.

Po wejściu do opcji pojawia się lista - tabela, w której widoczne są wybrane przez użytkownika kolumny z danymi opisującymi sprawę.

UWAGA - jeżeli pojawia się pusta lista (nie są widoczne nazwy kolumn) należy je skonfigurować.

Kancelaria - dekretacja, czyli statusy i ikonki na liście ∴

Dekretacja

Dekretacją korespondencji nazwano w programie przypisywanie pisma do poszczególnych operatorów, dla których pismo jest przeznaczone.

Kontakty - baza namiarów ∴

Namiary - to baza niepowiązana z kontrahentami. 
W założeniu gromadzone w niej mają być dane potencjalnych klientów (ang. lead).

Madar 7 - jak rozpocząć

Rozpoczynając pracę z programem Madar 7 konieczna jest konfiguracja systemu i wprowadzenie niezbędnych danych, pozwalających na efektywne korzystanie z systemu.
Ze względu na to, że system pozwala na prowadzenie firmy o różnych sposobach rozliczeń podatkowych oraz procesach biznesowych - prezentujemy zasady konfiguracji oddzielnie dla każdej z nich.

Zachęcamy też do przeczytania lekcji dotyczących obsługi opcji programu na stronie w dziale: Kursy (http://madar.com.pl)

Dokumentacja do programu oraz inne materiały dostępne na stronie: Materialy dodatkowe (https://madar7.pl/manual/).

NA ROZGRZEWKĘ

1. ⇒ INVOICER.BLOGSPOT.COM Ikonki, symbole, kolory w programach Madar 
2. ⇒ Skróty klawiszowe w Madarze
3. ⇒ INVOICER.BLOGSPOT.COM  Informacje dla administratorów

CRM - wyszukiwanie i filtrowanie spraw [?]

Sprawy dodane do CRMa można w dowolny sposób filtrować i wyszukiwać wg wybranych wcześniej kryteriów jak np kontakt, temat i ich dowolnej konfiguracji.

CRM - dodawanie sprawy [?]

 Aby dodać sprawę należy wypełnić kartę nowej sprawy.

1. Każda sprawa może być podzielona na etapy, z oznaczonymi innymi osobami kontaktowymi, operatorami, różnymi terminami realizacji.
2.  Wprowadzone etapy widoczne są na liście w lewej części okna.
3. Zamknięcie etapu polega na zaznaczeniu znacznika wykonano bądź zaniechano w parametrach etapu.
4. Jeżeli na liście spraw wybrany jest termin realizacji, wyświetlany jest termin tego etapu, którego termin realizacji jest najwcześniejszy.
5. Sposób wypełniania pól etapu może być zaprojektowany w scenariuszach i wybierana jako procedura etapu.

CRM - tworzenie rejestru spraw - okienko [?]

Moduł CRM pozwala na utworzenie dowolnych rejestrów spraw, do których przypisywane będzie poszczególne sprawy. Rejestry spraw pozwalają na usprawnienie zarządzania obiegiem informacji i zadań w firmie, dzięki czemu ewidencja jak i wyszukiwanie konkretnych spraw czy grup spraw, zadań jest znacznie ułatwione. Na pierwszej zakładce nazwa należy podać nazwę rejestru oraz wybrać rodzaj i czasookres, którego tworzony rejestr dotyczy.