Elektroniczna Kancelaria - możliwości •

Program Kancelaria, moduły CRM w systemie Madar 7 w chmurze oraz portal Docum.pl zostały zaprojektowane w celu kompleksowej obsługi ewidencji dokumentacji online w kancelariach i sekretariatach, zwłaszcza w średnich przedsiębiorstwach i instytucjach. Ułatwia on tworzenie i prowadzenie rejestrów kancelaryjnych i spraw, a także obsługę obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa.


≡ Dziennik korespondencji

Pisma są ewidencjonowane we właściwym dzienniku korespondencji, wyodrębnianym za pomocą rejestru kancelaryjnego. Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia, pozycja z Rzeczowego Wykazu Akt. Możliwe są  wydruki dziennika podawczego za dany okres,  zestawienia kosztów.
Możliwość umieszczenia dyspozycji dotyczących osoby bądź działu, sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty bądź podpisania.
⇒  Dodawanie pisma do kancelarii

Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism

Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.
Kancelaria - dekretacja czyli statusy i ikonki na liście 

Dołączanie pełnych treści pism 

W postaci plików z programów tekstowych bądź graficznych – na przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd i wydruk wybranych dokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać korekty.
Kancelaria - załączniki do pism 

Analiza 

Informacje wprowadzane są do programu miedzy innymi po to, by móc w szybki sposób uzyskać interesujące użytkownika informacje. Analizę wprowadzonej dokumentacji do ewidencji można przeprowadzić dwojako:
  • w postaci selekcji na liście - na ekranie komputera  
  • w postaci zestawienia, które można wydrukować.
Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych kryteriów – opisujących pismo i wprowadzonych przy okazji ewidencji pisma.
Wyszukiwanie pism w kancelarii 

Wysyłanie monitów

W programie istnieje możliwość wysyłania monitów do użytkowników odpowiedzialnych za pismo w Kancelarii w przypadku zbliżającego się terminu załatwienia, bądź nie załatwienia w terminie - dla pism wymagających odpowiedzi.


≡ Baza korespondentów

Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy firm, z którymi prowadzona jest korespondencja gromadzone są w jednej bazie, przyspieszając proces tworzenia i umożliwiając analizę dokumentów. W bazie wprowadzać można dane teleadresowe (w tym adres do korespondencji), osoby do kontaktu - jak również określać dodatkowe atrybuty ⇒ Lista kontaktów.

Dane można przeglądać i analizować na liście o projektowanych przez użytkownika kolumnach:
Konfigurowanie kontaktów 

Można też przygotować wyselekcjonowaną listę według wybranych  atrybutów, która będzie podstawą na przykład do wysyłek seryjnych ⇒ Kontakty - jak uzyskać wyselekcjonowaną listę


Możliwy jest też import danych do bazy kontaktów: ⇒ Importy danych do programu Madar 7

≡ CRM i Sprawy 


Ważnym ogniwem procesu obsługi klienta jest ewidencja i analiza zdarzeń, które nie są ściśle i bezwzględnie związane z procesem sprzedaży czy księgowości i często nie są rejestrowane w innych modułach systemu. Należą do nich między innymi:
  • zgłoszenia awarii, które wymagają interwencji ze strony firmy, 
  • zapytania ofertowe, 
  • pytania do specjalistów dotyczące produktów, 
  • wizyty serwisowe,
  • szczególne informacje o klientach, takie jak: ustalenia i umowy, sposób kontaktu. 


W programie zdarzenia te rejestruje się w opcji sprawyCRM - dodawanie sprawy

Oprócz rejestracji takich spraw konieczne jest planowania kolejnych etapów i działań oraz kontrolę ich realizacji ⇒ Sprawy - etapy.

Zgłoszenia są grupowane w rejestry spraw. System dla wygody użytkownika daje możliwość przeglądania zgłoszeń w dwóch widokach - w widoku CRM i w widoku Sprawy.


≡ Kampanie

Kampanie to moduł, który pozwala zarządzać masowo wysyłkami do innych firm zarówno przesyłek reklamowych jak i treści informacyjnych. Dzięki temu modułowi w łatwy sposób można wybrać odbiorców z katalogu kontaktów a następnie wykonać na tej bazie nadruki danych teleadresowych na kopertach lub naklejkach na koperty. Po zakończonej kampanii w prosty sposób można zaewidencjonować jej skuteczność.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz