Program Madar7 w chmurze posiada w kilku miejscach specjalny przełącznik, który odpowiada za informację o opłaceniu danego dokumentu (faktury).
Automaty w małej księgowości - z punktu widzenia biura rachunkowego, z punktu widzenia klienta
System Madar7 w chmurze wykorzystywany przez biura rachunkowe do prowadzenia małej księgowości swoich klientów daje możliwość udzielenia klientowi dostępu do jego danych dzięki czemu biuro rachunkowe i jego klient pracują w jednym systemie, w czasie rzeczywistym. Do systemu zaimplementowano szereg automatów, które ułatwiają pracę zarówno pracownikom biura rachunkowego jak i ich klientom.
Poniżej zaprezentowano wybrane automatyzacje z zakresu prowadzenia małej księgowości (KPiR i ryczałt ewidencjonowany).
Automatyczny zapis dokumentów w ewidencji podatkowej
Wszystkie dokumenty zakupu i sprzedaży wprowadzane w Rejestrach VAT są automatycznie zapisywane w książce przychodów i rozchodów (czy też ewidencji ryczałtowej w przypadku sprzedaży). Aby dokumenty były automatycznie przenoszone do ewidencji podatkowej w konfiguracji muszą być zaznaczone odpowiednie przełączniki - w opcji Administracja - konfiguracja - dane podatkowe muszą być zaznaczone pola [V]księgowanie zakupu i [V]księgowanie sprzedaży.Automatyzacja z KSEF - automatyczne pobieranie i wysyłanie faktur
Moduł KSEF zaimplementowany w Madarze daje możliwość automatycznego pobierania faktur zakupowych a także wysyłania wystawionych faktur sprzedażowych. Faktury wysyłane są automatycznie raz na godzinę, nie wcześniej niż po godzinie od momentu wystawienia. Aby faktury były wysyłane/odbierane automatycznie dana podfirma w opcji Akcja - zmiana firmy - edycja musi mieć zaznaczone pole [V]AI automatyzacja. Aby połączyć daną firmę z KSEF należy również wprowadzić token - więcej o konfiguracji programu do współpracy z KSEF można przeczytać w poście KSEF - kompendium wiedzyAutomatyczne uzupełnianie danych przy księgowaniu faktur Faktur
Faktury pobierane z KSEF, które wczytywane są do księgowania w Rejestrach VAT poprzez klawisz dopisz - KSEF są automatycznie uzupełniane o wszystkie niezbędne informacje jak np. kontrahent, numer dokumenty, stawki i kwoty wystarczy, że użytkownik jedynie zatwierdzi uzupełnione dane. Do automatycznego wypełniania formatki księgowania można również wykorzystać zaimplementowaną w ssystem sztuczną inteligencję AI co ma szczególne znaczenie, w przypadku faktur, które nie znajdują się w KSEF - jak np. faktury zagraniczne. Wgranie obrazu faktury (czy to PDF czy skan) do modułu Sekretariat powoduje, że dokumenty te są przetwarzane przez AI i następnie mogą być wczytane do rejestru VAT poprzez opcję dopisz - dołącz/wczytaj.
Automatyczne generowanie deklaracji
Program pozwala na generowanie szeregu deklaracji podatkowych. Generując deklarację, JPK w kontekście VAT program automatycznie pobiera faktury do części ewidencyjnej a także oblicza poszczególne pozycje części deklaracyjnej. Dodatkowo generując rachunek wyników za poprzedni miesiąc KPiR - rachunek wyników program automatycznie tworzy deklarację PIT5, której oczywiście od wielu lat się nie składa jednak jej utworzenie znacząco ułatwia określenie zobowiązania podatkowego.
Automatyczne naliczanie składek ZUS właściciela firmy
Naliczanie składek ZUS właściciela firmy odbywa się w module Zlecenia. Przy dodaniu nowego naliczenia za poprzedni miesiąc po wyborze pracownika (właściciela) program automatycznie uzupełnia i nalicza składki ZUS na podstawie składki pracodawcy z poprzedniego miesiąca - w tym z uwzględnieniem formy opodatkowania, osiągniętego dochodu czy preferencyjnych ulg.
Automatyczne rozliczanie dokumentów na podstawie wyciągu bankowego
W opcji Kasjer - import dokumentów możliwe jest wczytanie wyciągu bankowego w różnych formatach (w tym MT940) - system odnajduje w systemie dokumenty za które następuje zapłata i ewentualnej weryfikacji czy poprawie możliwe jest zaksięgowanie całego wyciągu bankowego, wraz z przypisanymi dokumentami, jednym kliknięciem.
Wszystkie możliwości systemu Madar7 w chmurze i formy współpracy biura rachunkowego z jego klientem można poznać na dedykowanej stronie internetowej Madar
WEB Aplikacja dla klientów biura rachunkowego
Za pomocą WEB Aplikacji możecie pracować z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, o każdej porze dnia i nocy.
WEB Aplikacja umożliwia się pracę przez przeglądarkę na swoich danych, przy czym macie pełny dostęp do potrzebujących funkcjonalności, na przykład: gospodarka magazynowa, sprzedaż i dystrybucja, kasa i bank.
Moduły wchodzące w skład WEB Aplikacji:
1. Faktura
Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. W celu wystawienia faktury należy wejść do opcji Faktura. Otworzy się okienko do wystawienia Faktury, gdzie należy uzupełnić pola odpowiednimi danymi.
Na liście Rodzaj faktury mamy rożne rodzaje dokumentów sprzedażowych: VAT, WDT, ZDT, WNT, RR, faktura zaliczkowa, marża ta inni.
2. Korekta VAT
Faktura VAT korekta - korygowanie sprzedaży z różnych tytułów. Opcja, która pozwala na wystawienie korekty do wybranej faktury na zwrot produktów na niej zawartych.
Korekta faktury może być także wystawiana z różnych powodów jak np.:
- zmiana stawki VAT,
- zmiana ceny,
- zwrot towaru,
- zmiana ceny wg rabatu,
- zamiana na eksport.
3. Księgowość
W WEB Aplikacji można prowadzić ewidencję przychodów dla podatników płacących zryczałtowany podatek dochodowy. Należy wejść do opcji Księgowość.
Główne okno ewidencji ryczałtowej jest listą, na której znajdują się dokumenty dotyczące dochodu ryczałtowego.
4. Rejestry VAT
Zapisana faktura pojawi się na liście Rejestry VAT. Na podstawie rejestrów VAT można:
- utworzyć wydruki rejestrów VAT,
- wygenerować plik JPK_VAT do Ministerstwa Finansów,
- wypełnić deklarację VAT-7 / JPK_V7M,
- prowadzić rozliczenia należności i zobowiązań z kontrahentami,
- księgować w F-K oraz KPiR.
Po nacisku na daną opcje otworzy się okienko Rejestrów VAT, gdzie wprowadzane są dokumenty zakupu i sprzedaży. Dokumenty są grupowane w tzw. rejestry, prowadzona jest osobna numeracja w ramach rejestru oraz osobne wydruki.
5. KSeF
Pobieranie i wysyłanie faktur z/do Krajowego Systemu e-Faktur odbywa się przez opcje KSEF.
W module KSEF prezentowana jest lista faktur niezaksięgowanych. Faktury pobierane są automatycznie co godzinę. Numer KSEF musi być wykazywany w różnych ewidencjach i deklaracjach jak np. w pliku JPK VAT, w ewidencji ryczałtowej, w książce przychodów i rozchodów czy środkach trwałych.
6. JPK
Moduł JPK służy do przygotowania, ewidencji, walidacji, podpisywania i wysyłania plików JPK drogą elektroniczną. Należy wejść do opcji JPK po prawej stronie od opcji KSeF.
Na liście gromadzone są dokumenty, gdzie każda linia opisuje osobny plik JPK. Dane do pliku JPK są generowane automatycznie z Rejestrów VAT i innych modułów programu.
7. Sekretariat
1. Pisma, które dodaje się (np. poczta wychodząca, przychodząca) można wyświetlić w module Sekretariat. W Kancelarii pisma można wyświetlić wg zadanych kryteriów, co znacznie ułatwia pracę, kiedy chcemy znaleźć konkretne pismo lub grupę pism.
8. ZUS
Wprowadzanie danych o zapłaconych składkach pracodawców oraz osób współpracujących jest możliwe w module zlecenia. Wejść do tego modulu można za pomocą opcji ZUS. Spowoduje to otwarcie okna listy zleceń. Zlecenie służy do wprowadzania umów cywilnoprawnych i innych dokumentów zależnie od wybranego rodzaju na ekranie wprowadzania.
Dodatkowe opcji:
Program Madar7 w chmurze dzięki zaimplementowaniu technologii AI przez opcję Chat daje możliwość udzielenia klientowi informacji w czasie rzeczywistym dotyczące Instrukcji obsługi MADAR.
Tematy powiązane:
Jak zaakceptować do księgowania pobrane z KSEF faktury - poradnik dla klientów biur rachunkowych
KSeF - Krajowy System e-Faktur
Wystawianie faktury
Rejestr VAT - lista
Rodzaje faktur
Ewidencja ryczałtowa
JPK - lista
Lista zleceń - wprowadzanie na listę zleceń
Jak zaakceptować do księgowania pobrane z KSEF faktury - poradnik dla klientów biur rachunkowych
KSeF - Krajowy System e-Faktur
Wystawianie faktury
Rejestr VAT - lista
Rodzaje faktur
Ewidencja ryczałtowa
JPK - lista
Lista zleceń - wprowadzanie na listę zleceń
KSeF — Krajowy System e-Faktur
Wysyłanie faktury:
1. Odnów refreshToken (raz w tygodniu): wybierz opcję KSEF → prod: Pozyskanie Refresh Token.
Po kliknięciu pojawia się komunikat „TEST authentication" — kliknij OK.
Uwaga: Brak odnowienia = brak wysyłki. RefreshToken jest ważny 7 dni, po jego wygaśnięciu wysyłka zostaje zablokowana. Odnawiaj co tydzień.
2. Wyślij faktury: zaznacz daną fakturę i wybierz opcję KSEF → prod: Wyślij fakturę.
Po pomyślnej wysyłce program wyświetla komunikat z nadanym numerem KSeF.
Reset błędu: Jeśli faktura utknęła w stanie błąd, możesz ją wysłać ponownie: operację → Reset Error.
Odbieranie faktur:
W programach chmurowych pobieranie odbywa się automatycznie, w instalowanych — ręcznie. Żeby ręcznie pobrać faktury, wybierz opcję: KSEF → prod:pobieranie faktur otrzymanych.
Wyświetlony zostaje raport z pobranych dokumentów. Zamknij raport. Lista zostaje uzupełniona o pobrane z KSeF dokumenty.
Podgląd faktur:
Aby wyświetlić wizualizację faktury: zaznacz ją na liście i wybierz opcję: Podgląd → KSEF.
Zaakceptowanie faktur do księgowania:
Wchodząc w moduł Księgowość - KSEF prezentowana jest lista faktur niezaksięgowanych (filtr: otwarte). Użytkownik może zaznaczyć daną fakturę i następnie kliknąć z prawej strony klawisz akceptacja.
Następnie oznaczyć Akceptacja lub Odrzucenie i kliknąć Zapisz.
Zbiorcze księgowanie faktur pobranych z KSEF:
Proces importu faktur z modułu KSEF do rejestrów VAT odbywa się przez Integrator. Z górnego menu wybierz opcję import - Integrator.
Wyświetlony zostaje ekran dane wydruku, na którym należy określić jakie dokumenty mają zostać pobrane z modułu KSEF do zaksięgowania.
Tematy powiązane:
KSEF - kompendium wiedzy
Faktury elektroniczne - lista
KSeF - Krajowy System e-Faktur
Faktury elektroniczne
KSEF - ikonki i ich znaczenie w programach Madar
Pola szczególne na fakturze wykazywanej w KSEF
Lista zleceń - wprowadzanie na listę zleceń
Dopisywanie pracownika
1. Klikamy na przycisk Dopisz, aby wywołać okno Zlecenie do wprowadzania nowego pracownika.
2. Wypełniamy okno, a następnie klikamy na przycisk Zapisz.
3. Na pytanie Czy dopisać record? odpowiadamy - Tak.
3. Na pytanie Czy dopisać record? odpowiadamy - Tak.
Edycja zlecenia
1. W razie potrzeby wyedytowania zlecenia wystarczy wybrać interesujące nas i kliknąć na przycisk Edycja.
2. Po wprowadzeniu zmian potwierdzić operację klikając na przycisk Zapisz.
Wydruki
1. Wydruk umowy.
- W oknie podświetlamy interesującego nas pracownika.
- Z górnej części okna wybieramy umowa:
Spowoduje to pojawie się okna podglądu wydruku. Jeśli wszystko się zgadza wystarczy kliknąć na przycisk Drukuj aby wydrukować umowę.
2. Wydruk zlecenia.
- W oknie lista zleceń podświetlamy interesującego nas pracownika.
- Z górnej części okna wybieramy wypłata-rachunek:
Spowoduje to pojawienie okna podglądu wydruku. Jeśli wszystko się zgadza wystarczy kliknąć na przycisk Drukuj aby wydrukować zlecenie.
Przelewy
Program Madar pozwala na generowanie pliku z przelewami, który można następnie wczytać w systemie bankowym. Należy sprawdzić w swoim banku jaki format pliku do importu bank akceptuje.
Aby zrobić przelewy bezpośrednio z list zleceń należy wybrać przelew:
- Dalej kliknąć rodzaj (format) przelewu np. przelew City Bank.
- Wypełnić okno, a następnie kliknąć na przycisk Start.
Księgowanie listy zleceń
Istnieje możliwość przeprowadzenia księgowania listy zleceń. Mogą zostać przeniesione kwoty naliczeń oraz ZUS do KPR.
Należy wybrać przelew - księgowanie do KPR - zostaną zaksięgowane wypłaty brutto. Standardowo program podaje datę zgodną z miesiącem wypłaty.
Eksport do Płatnika
Po wybraniu zestawienia pojawia się okienko z polami do uzupełnienia:
- za miesiąc - będą brane te wynagrodzenia, dla których data wypłaty jest zgodna co do miesiąca i roku z podaną datą.
- identyfikator: 1, 2...
- data złożenia.
Konfiguracja
Wprowadzanie danych związanych z listą płac, umowy zlecenia, eksportem do programu Płatnik, eksportem do bankowości elektronicznej wprowadza się w menu pomocniczym Konfiguracja.
Umowy zlecenia - cywilnoprawne - dopisywanie
Zbiorcze księgowanie faktur zakupowych/sprzedażowych pobranych z KSEF
W programie Madar7 w chmurze udostępniono możliwość zbiorczego księgowania faktur sprzedażowych i zakupowych pobranych z KSEF. Opisywane rozwiązanie ma praktyczne zastosowanie w następujących przypadkach:
- faktury sprzedażowe wystawiane są w innym systemie a jedynie księgowane w Madarze (biura rachunkowe),
- duża ilość jednorodnych faktur zakupowych.
Proces importu faktur z modułu KSEF do rejestrów VAT odbywa się przez Integrator - należy wejść w moduł KSEF w Madarze a następnie z górnego menu wybrać opcję import - Integrator.
Wyświetlony zostaje ekran dane wydruku, na którym należy określić jakie dokumenty mają zostać pobrane z modułu KSEF do zaksięgowania.
Parametry do wyboru:
|
okres od, okres do |
okres, z którego mają zostać uwzględnione faktury, |
|
maska |
możliwość określenia przedrostka numeracji faktur, które mają zostać uwzględnione przy pobieraniu do księgowania np. wpisanie FAK spowoduje, że uwzględnione zostaną tylko dokumenty, których prefiks zaczyna się od FAK (np. FAK 01/26) - pominięte zostaną wszystkie inne dokumenty o innych przedrostkach np. FS, FV Fpr itd. pole opcjonalne, |
|
dodaj zaksięgowane |
zaznaczenie spowoduje pobranie również dokumentów, które już zostały zaksięgowane, |
|
dodaj dewizowe |
zaznaczenie spowoduje pobranie również dokumentów dewizowych, |
| kategoria | należy wybrać kategorię dokumentów, które mają być pobrane do księgowania jak sprzedaż czy zakupy, |
|
FAV, KOR, ZAL |
pozwala określić jaki rodzaj dokumentów ma zostać uwzględniony FAV dla faktur, KOR dla korekt, ZAL dla zaliczek, brak zaznaczenia pobierze wszystkie rodzaje. |
Na ekranie zostanie wyświetlony raport, na którym wskazana jest liczba pobranych dokumentów.
Po zamknięciu raportu widoczne są wszystkie zaimportowane do Integratora dokumenty. Na tym etapie można uzupełnić wszystkie dokumenty szablonem księgowań w oparciu, o który dokumenty zostaną zaksięgowane do rejestrów VAT. W szablonie księgowań można np. określić, do którego rejestru VAT mają zostać zaksięgowane dokumenty czy też przypisać konto księgowe jeśli wszystkie mają zostać zaksięgowane na tym samym koncie (np. 700) - więcej o szablonach księgowań
Szablon księgowań przypisuje się w opcji narzędzia - wypełnij szablon - wybiera się szablon a następnie klika start by przypisać go wszystkim dokumentom.
Po wypełnieniu listy dokumentów szablonem dokumenty księguje się do rejestrów VAT poprzez opcję export - zapis do bazy REJESTRY VAT
Tematy powiązane
Jak założyć nowy raport w kasie/banku
Zarówno Kasy jak i Banki opierają się na raportach (kasowych, bankowych). Ich obsługa jest analogiczna stąd poniżej zaprezentowano ją na przykładzie obsługi Kasy.
W pierwszym kroku należy kliknąć na wybraną kasę - np. Kasa 1. Przy pierwszym wejściu wyświetlone zostanie pytanie o założenie nowego raportu (pojawi się ono także, kiedy aktualny raport straci ważność).
Po zatwierdzeniu wyświetlony zostanie ekran zakładania nowego raportu, na którym należy wypełnić wymagane parametry.
- KW/KP - numeracja stosowana w raportach kasowych (opcja kasa).
- bank: dzienna - numer będzie obowiązywał w ciągu jednego dnia, w kolejnym dniu zostanie zwiększony o 1. Przy większej ilości pozycji w ciągu dnia - do numeru będzie dodawany kolejno numer pozycji.
- bank: miesięczna - numer będzie obowiązywał w całym okresie ważności raportu. Do każdej kolejnej pozycji dodawany będzie numer pozycji w raporcie np. wyciąg 103, siódmy zapis - numer będzie miał postać 103p.7.
Dopisywanie raportu kończy się kliknięciem w klawisz zapisz.
Akceptacja faktur z KSEF do księgowania
Madar7 w chmurze daje możliwość zaakcetowania/odrzucenia faktur do księgowania. Jest to szczególnie użyteczna opcja dla biur rachunkowych - gdzie klient może zalogować się do systemu i zaznaczyć, które faktury akceptuje do księgowania, a które nie powinny być księgowane.
Wchodząc w moduł Księgowość - KSEF prezentowana jest lista faktur niezaksięgowanych (filtr: otwarte). Użytkownik może zaznaczyć daną fakturę i następnie kliknąć z prawej strony klawisz akceptacja.
Wyświetlone zostaje okienko, na którym dokonuje się wyboru czy daną fakturę się akceptuje czy odrzuca.
Na okienku tym, możliwy jest także wybór tematu na klawiszu wybierz temat. Po jego kliknięciu rozwija się lista utworzonych w systemie tematów. Wybór tematu przez użytkownika pozwala np. na określenie czy dany wydatek to zakup materiałów, towarów czy środka trwałego lub też np. na przypisaniu kosztu do danego kontraktu.
Dokumenty zaakceptowane oznaczane są na liście ikonką zielonego "ptaszka" natomiast dokumenty odrzucone są przekreślane na liście KSEF i nie są one widoczne do księgowania w Rejestrach VAT.
W przypadku zaakceptowanych do księgowania faktur, które mają wybrany temat będzie on wybrany automatycznie przy księgowaniu faktury do rejestru VAT.
Tematy powiązane
Stawki "NP I" i "NP II" w KSEF
Faktura ustrukturyzowana KSEF wprowadziła rozróżnienie dwóch stawek dla dokumentów, które nie podlegają podatkowi VAT - "NP I" i "NP II".
Zgodnie z dokumentacją stawki te stosuje się w następujących przypadkach:
- „np I” - w przypadku niepodlegających opodatkowaniu dostaw towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju, z wyłączeniem transakcji, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy oraz OSS
- „np II” – w przypadku niepodlegającego opodatkowaniu na terytorium kraju, świadczenia usług o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy.
W programach Madar stawki te mają zastosowanie dla dokumentów wskazanych w poniższej tabelce.
| Stawka w KSEF | Wariant VAT | Stawka na dokumencie | Pola w deklaracji VAT7 |
|---|---|---|---|
| faktura NP-invoice (INV) | |||
| NP II | wariant VAT: [opodatkowanie UE 28b] |
NPe | 11, 12 |
| NP II | wariant VAT: [puste] |
NPe | 11, 12 |
| NP I | wariant VAT: [puste] |
NP | 11 |
| faktura VAT (FA) | |||
| NP II | --- | NPe | 11, 12 |
Tematy powiązane
Wprowadzanie wpłat/wypłat do raportu kasowego/bankowego
Okno wprowadzania wpłat/wypłat do kasy lub banku pozwala na dopisywanie kolejnych pozycji do raportu kasowego/bankowego.
W polu kto wybiera się kontrahenta, którego dotyczy płatność. Po jego wybraniu program podpowiada niezapłacone dokumenty zadekretowane na tego kontrahenta.
W polu za co po wybraniu kontrahenta, pojawią się wszystkie faktury jakie zostały wystawione, jeżeli np. chcemy wprowadzić tylko część płatności za fakturę, wystarczy wpisać w polu kwota odpowiednią kwotę, a program zapamięta pozostałą część, która została do uregulowania.
Subskrybuj:
Posty (Atom)