Zgodnie z przepisami faktury, których nabywcą jest jednostka samorządu terytorialnego (np. Miasto) a odbiorcą jednostka podległa (np. Przedszkole) na fakturze wykazuje się zarówno nabywcę jak i odbiorcę. W związku z obowiązkowym wystawianiem faktur do KSEF każdy z tych podmiotów musi być odpowiednio wykazany w KSEF czyli:
Nabywca - jednostka samorządu terytorialnego (np. Miasto Katowice) musi być oznaczona w KSEF jako <JST>1</<JST>
Odbiorca - jednostka podlegająca JST (np. Przedszkole Żuczki) musi być oznaczona w KSEF jako <Rola>8</Rola>
Aby poprawnie wystawić taką fakturę zarówno JST (np. Miasto Katowice) jak i jednostka podległa (np. Przedszkole Żuczki) w kontrahencie na zakładce fakturowanie w polu rodzaj muszą mieć wybrane FK + JST = 1.
Poza typowymi elementami faktury (art. 106e ustawy o VAT) wykazywanymi w KSEF - jest dodatkowo szereg pól opcjonalnych, które mogą być wykazywane na fakturze. Poniżej zamieszczono nazwy pól, wraz z miejscami w programie gdzie należy je uzupełnić by znalazły się w KSEF.
Pole w XML
Element
Pole w Madarze
IDWew
Podmiot3/DaneIdentyfikacyjne/
W kontrahencie zakładka fakturowanie pole IdWew. Na fakturze kontrahent tak oznaczony wybierany pod klawiszem uwagi w polu odbiorca na fakturze.
NrZamowienia DataZamowienia
Fa/WarunkiTransakcji/Zamowienia/
Księgowość i Magazyn — Faktura → uwagi → parametry pola zamówienie i data
WZ
Fa/
Księgowość i Magazyn — Faktura → uwagi → parametry pole WZ
NrKlienta
Podmiot3/
W kontrahencie zakładka fakturowanie pole nrKlienta. Na fakturze kontrahent tak oznaczony wybierany pod klawiszem uwagi w polu odbiorca na fakturze.
NrEORI
Podmiot2(Podmiot3)/DaneIdentyfikacyjne/
W kontrahencie zakładka fakturowanie pole EORI. Przechodzi z pól nabywca i odbiorca.
JST: 1 Rola: 8
Podmiot2(Podmiot3)/
W kontrahencie zakładka fakturowanie pole rodzaj wybierz FK+JST =1. Tak oznaczyć zarówno nabywcę jak i odbiorcę.
GLN wystawcy
Podmiot1/Adres/
W opcji Administracja - narzędzia - konfiguracja na zakładce Dane adresowe w polu numer GLN. Tak oznacza się sprzedającego numerem GLN.
GLN nabywcy
Podmiot2/Adres/
W kontrahencie w polu uwagi wpisać CODE= podając numer GLN.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania,
przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1
lutego 2026 r. KSeF objął etapami wszystkich przedsiębiorców oraz
wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów
fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich
wystawianiu.
Niniejsze kompendium zawiera zbiór informacji, kursów i samouczków
dotyczących współpracy programów Madar z KSEF.
Konfiguracja programu Madar pod kątem KSEF
Aby programy Madar mogły współpracować z Krajowym Systemem e-Faktur wymagana jest odpowiednia konfiguracja programu, w tym przede wszystkim wprowadzenie tokenu wygenerowanego w KSEF (w 2026 roku Madar pracuje wyłącznie na tokenach). Konfiguracja programu została przedstawiona w poniższym materiale video.
Pobieranie i wysyłanie faktur z/do Krajowego Systemu e-Faktur odbywa się w programach Madar przez moduł KSEF, zależnie od programu moduł KSEF można znaleźć:
w programach w chmurze - Madar7 w chmurze (w module Księgowość), KPR Madar w chmurze na ekranie głównym programuklawisz KSEF
w programach stacjonarnych, instalowanych - ikona E-FAKTURY KSeF- w Madar7 w module ewidencje, w KPR Madar 4.0 w module dokumenty.
Faktury sprzedażowe do KSEF
Wysyłanie faktur sprzedażowych wystawionych w Madarze odbywa się odmiennie zależnie od programu Madar:
programy online (Madar7 w chmurze, KPR Madar w chmurze) - od kwietnia 2026r. wysyłane są automatycznie co godzinę, nie wcześniej niż po godzinie od ich wystawienia lub można je wysłać do KSEF ręcznie,
programy instalowane (Madar7, KPR Madar 4.0) - każda faktura do KSEF musi być wysłana ręcznie.
Poniżej zaprezentowano samouczek video - jak wysyłać faktury sprzedażowe do KSEF.
Odbieranie faktur zakupowych wystawionych w Madarze odbywa się odmiennie zależnie od programu Madar:
programy online (Madar7 w chmurze, KPR Madar w chmurze) - faktury odbierane są automatycznie co godzinę; pobranie można również wywołać ręcznie w opcji KSEF - lista faktur otrzymanych,
programy instalowane (Madar7, KPR Madar 4.0) - nie są pobierane automatycznie, pobranie należy wywołać ręcznie w opcji KSEF - lista faktur otrzymanych. Dodatkowo raz w tygodniu należy wywoływać opcję KSEF - pozyskanie refreshToken.
Poniższy samouczek video prezentuje jak pobrać faktury zakupowe do programu Madar.
Po pobraniu faktur zakupowych do programu Madar należy je w odpowiedni sposób zaksięgować aby uzyskały numer KSEF np. w pliku JPK VAT. Sposób księgowania faktur pobranych z KSEF został przedstawiony w poniższym kursie video.Jeżeli faktury zakupowe wprowadzane są jako PZ przyjęcie zewnętrzne na Magazyn wówczas należy taki dokument PZ wprowadzić w odpowiedni sposób - należy skorzystać z kursu opublikowanego w poście - Jak wprowadzić towar na magazyn na postawie faktury pobranej z KSEF
Powiązanie KSEF z różnymi modułami programu
Numer KSEF musi być wykazywany w różnych ewidencjach i deklaracjach jak np. w pliku JPK VAT, w ewidencji ryczałtowej, w książce przychodów i rozchodów czy środkach trwałych. Poniżej znajdują się odnośniki do najistotniejszych powiązań w programie związanych z KSEF.
