Numeracja dokumentów ∴

Zależnie od preferencji użytkownika możliwa jest modyfikacja sposobu (formatu) numerowania dokumentów. W niniejszym tekście zamieszczono informacje jak można zmodyfikować sposób automatycznego numerowania dokumentów, a także podano kilka istotnych rad odnośnie numeracji.

Zmiana numeru

Program daje możliwość zmiany numeru dokumentu jednak taka czynność powinna być wykonywana tylko wtedy, kiedy zachodzi taka konieczność! W takim wypadku na ekranie wprowadzania danych do dokumentu należy w polu numer wpisać z klawiatury pożądany numer i kliknąć enter. Program zapyta czy jest to zmiana numeru czy poprawa dokumentu. Wybieramy opcję zmiana numeru
Przy zatwierdzaniu dokumentu program wyświetli komunikat z pytaniem czy ustawić nową numerację? Należy wybrać odpowiedni wariant:
  • TAK - wówczas kolejnym, wystawianym dokumentom nadawane będą kolejne numeru od wpisanego w bieżącym,
  • NIE - wówczas kolejne dokumenty będą numerowane wg wcześniejszej numeracji a zmiana numeru będzie dotyczyła wyłącznie bieżącego dokumentu
UWAGA! Zmianę numeru wraz z ustawieniem nowej numeracji najczęściej stosuje się wystawiając pierwszy dokument w nowym roku. Domyślnie bowiem program automatycznie nie zmienia numeracji w nowym roku tylko kontynuuje poprzednią.

Numeracja kompletacji

Kompletacje nie mają kontroli podwojenia numeracji.Jeżeli ustanowienie nowej numeracji nie powoduje jej kontynuacji to oznacza, że zmiana numeracji została wykonana nieprawidłowo. Należy podczas wypisywania kolejnej kompletacji ustalić prawidłowy, bieżący numer i wpisać go w pole numeracji.

Format numeracji - dokumenty księgowe 

W programie przyjęto zasadę, że numeracja definiowana jest na podstawie numeru wprowadzonego w pierwszym dokumencie danego typu - chyba, że w późniejszym czasie zostanie dopisany (stworzony nowy) inny dokument, o zmienionej numeracji i odpowie się twierdząco na pytanie czy zmienić numerację.
W przypadku dokumentów wystawianych (wprowadzanych) w module księgowym zmiana numeru (dodanie przedrostków, zmiana pierwszego numeru) polega na wprowadzeniu pożądanego numeru - pierwszego do wystawienia, zatwierdzeniu i potwierdzeniu komunikatu (wybraniu TAK) "ustawić nową numerację"

Uwaga
Nie każdy schemat wprowadzonego numeru spowoduje inkrementację (zwiększanie o 1) właściwej części numeru. Program zakłada szablony (liczba numer jest zmieniana) - sprawdzane od tyłu:
numer/MM/RRRR
numer/RRRR
numer/MM/RR
numer/RR





Gdzie MM - 2 cyfry miesiąca, RR - dwie cyfry roku, RRRR - cztery cyfry roku
Przykłady właściwej numeracji: 
KSZ 002/ST/2018 
FZ 003/01/17

Format numeracji dokumentów (magazyn)

Program daje możliwość zmiany formatu numeracji dokumentów.
W przypadku dokumentów księgowych - wystarczy wprowadzić żądany format numeru. Jednak dla dokumentów magazynowych -  zmiany formatu numeracji na przykład faktur sprzedażowych wymagają wpisów konfiguracyjnych.
Domyślnie numer takiej faktury to kolejny numer łamany przez rok (dwucyfrowy) np. 165/14. Aby zmienić format numeracji należy dodać odpowiedni parametr do danych systemu. W tym celu należy wybrać opcję Administracja - Operacje - dane systemu. Jeśli wcześniej nie dodawano w tym miejscu żadnych parametrów to wówczas wyświetlony ekran o nazwie dane będzie zawierał puste pole. Ekran z przykładowymi, dopisanymi parametrami w danych systemu wygląda następująco:
Aby dokumenty miały oczekiwany format należy w wolnej linii wpisać odpowiedni parametr i czynność tę zakończyć klikając w klawisz zapisz. Istotne aby po zapisaniu nowych danych systemu się wylogować i zalogować ponownie gdyż tylko wówczas widoczny będzie efekt wprowadzonych ustawień.

Parametry do wpisania w danych systemu
  • jestmiesST=1 - numeracja faktur łamana przez miesiąc w formacie /mm/rr
  • jestmiesST=2 - numeracja faktur łamana przez rok w formacie /rrrr
  • nowystsFA=/XXX - numeracja faktur z magazynu pierwszego będzie łamana przez dowolny ciąg znaków wprowadzony w miejsce XXX, np. nowystsFA=/ABC spowoduje wyświetlanie numeru na fakturach sprzedażowych jako 1/ABC/14; anlogicznie parametry dla drugiego i trzeciego magazynu to drugiSTSFA=/XXX oraz trzeciSTSFA=/XXX
  • jednolitenumery=1 - faktury i rachunki na wspólnej numeracji,

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz