Program Madar7 w chmurze dzięki zaimplementowaniu technologii AI daje możliwość automatycznego rozpoznania i zaksięgowania wyciągów bankowych na podstawie wgranego pliku.
Aktualnie akceptowane pliki z wyciągami to:
Użytkownik, który jest zainteresowany nową funkcjonalnością musi zgłosić chęć korzystania z nowego udogodnienia AI, mailowo lub telefonicznie, do firmy Madar. Funkcjonalność uruchamiana jest w danej chmurze Madar7 na życzenie!
Proces od wgrania pliku z wyciągiem do jego zaksięgowania odbywa się w następujących krokach:
- Wgranie pliku do odpowiedniego rejestru kancelaryjnego.
- Oczekiwanie na jego przetworzenie przez AI.
- Wczytanie do księgowania.
- Kontrola merytoryczna i księgowanie.
Wgranie pliku z wyciągiem bankowym do systemu Madar7 w chmurze
Konfiguracja
Pliki z wyciągami bankowymi dodaje się do modułu kancelaryjnego w opcji Sekretariat - Kancelaria. Przy pierwszym uruchomieniu należy w odpowiedni sposób utworzyć rejestr kancelaryjny, do którego dodawane będą kolejne wyciągi bankowe. W tym celu należy kliknąć w klawisz nowy rejestr dodaj. Jeśli zamiast przycisku są już utworzone wcześniej inne rejestry należy wejść do dowolnego i tam utworzyć nowy.
Tworząc nowy rejestr kancelaryjny należy podać następujące dane:
- nazwa - wybrana przez użytkownika,
- rodzaj: poczta przychodząca, (lub inny przychodzący)
- od dnia / do dnia - okres ważności danego rejestru - może być roczny wówczas na początku kolejnego roku należy założyć nowy lub z datą odległą (najpóżniejsza data to 31/12/2078)
Wgrywanie plików z wyciągami bankowymi
Pliki z wyciągami bankowymi dodaje się w opcji Sekretariat - Kancelaria i następnie wchodząc w utworzony rejestr (np. poczta przychodząca). Następnie w górnym menu wybiera się opcję narzędzia - file collect lub korzysta z dedykowanej ikony.
Należy wybrać plik z wyciągiem bankowym z dysku komputera (w formacie *.pdf, *.htm lub inny obsługiwany) i następnie wgrać go klikając klawisz UPLOAD.
Przetworzenie pliku przez AI i księgowanie
Przetworzenie pliku
Po wgraniu pliku na liście pojawi się nowy rekord z nadanym numerem pisma ale bez kontrahenta i tytułu. Po chwili (od 1 minuty do 15 min) pozycja ta zostanie uzupełniona o kontrahenta odczytanego z wyciągu bankowego oraz tytuł.
Księgowanie przetworzonego wyciągu bankowego
Przetworzony plik można przekazać do księgowania zaznaczając dane pismo (z przetworzonym wyciągiem bankowym) na liście i klikając w górnym menu narzędzia - księgowanie wyciąg bankowy.
Program wyświetli raport z importu z liczbą zaimportowanych pozycji.
Po zamknięciu raportu z importu wyświetlony zostaje integrator wyciągów bankowych. W pierwszej kolejności należy wybrać raport bankowy w polu raport, do którego mają zostać dopisane pozycje z importowanego wyciągu bankowego. Po wyborze raportu nadana zostanie kontynuacja numeracji z tego raportu w polu dokument.
Znaczenie poszczególnych kolumn:
- Lp - liczba porządkowa,
- dokument - kolejny numer pozycji WB zgodnie z wybranym raportem,
- treść - treść z wyciągu bankowego,
- data - data pozycji z WB
- kwota operacji,
- konto - konto księgowe z rozliczanego dokumentu,
- kontrahent - wybrany kontrahent z katalogu kontrahentów,
- dotyczy - dokument powiązany, dokument za który dokonywana jest płatność daną pozycją WB.
Użytkownik dokonuje kontroli poprawności, ewentualnie uzupełnienia informacji. Jeśli program wszystko zaimportował poprawnie i nie są konieczne zmiany wówczas operację importu kończymy klawiszem księgowanie.
Jeśli nie wszystko jest poprawne lub kompletne to wówczas każdą pozycję można edytować i dokonać w niej zmian lub uzupełnienia. Przykładowo jeśli pole dotyczy jest puste oznacza to, że program automatycznie nie odnalazł dokumentu za który dokonywana jest płatność - można w trybie edycji odnaleźć ręcznie dokument lub pozostawić to pole puste (np. jeśli jest to przedpłata).
Jeśli program nie odnalazł powiązanego dokumentu (lub powiązał błędnie wpłatę) wówczas po kliknięciu na liście klawisza edycja pojawi się ekran gdzie możliwe jest dokonanie zmian. W polu base należy wskazać bazę (rejestry VAT, należności z handlu, zobowiązania z handlu) i następnie wybrać dokument w polu rozlicza. Całość zatwierdzić.
Nie jest wymagane wskazanie dokumentów za które dokonywane są na WB płatności. Można je zaksięgować bez wskazania dokumentów a potem po prostu dokonać bilansowania dokumentów.
Tematy powiązane
