FK - niezgodność księgi głównej i pomocniczej

 Administracja     Testy 

Sprawdzenie całościowe zgodności obrotów i sald kont księgi głównej z odpowiadającymi im księgami pomocniczymi. Kolumny na wydruku nie powinny wykazywać żadnej kwoty - na zestawieniu pojawiają się kwoty przy kontach, dla których salda są niezgodne.

Najczęstsza przyczyna błędów jest:

Błędne markowanie

1. Zaksięgowanie PK na konta księgi głównej pozycji nie związanej z księgami pomocniczymi jako PK automatyczne. Dotyczy to np. wprowadzenia storna zapisu w księdze głównej. Można to łatwo znaleźć sprawdzając karty kontowe w księdze głównej. Jeżeli oprócz księgowań generowanych znajduje się PK wpisane ręcznie należy sprawdzić, czy jest ono na karcie kontowej ksiąg pomocniczych.
   Poprawy można dokonać na dwa sposoby:
   
   • Zamarkować PK (w opcji PK - wczytaj PK / zasobnik wybrać właściwy numer PK i nacisnąć klawisz zamarkować).
   • Jeżeli PK dotyczy rozrachunków z kontrahentami należy skorzystać z drugiej możliwości - wpisać przeksięgowanie do rejestru przeksięgowań w opcji rejestry VAT jako rejestr inne księgowanie.
     
2. Zaksięgowanie PK na konta księgi głównej pozycji związanej z księgami pomocniczymi jako PK ręczne. Dotyczy to np. przypadkowego markowania rejestru sprzedaży. Wiadomo, ze na konto sprzedaży. w księgach pomocniczych „wchodzą” wszystkie dokumenty. Jeżeli dodatkowe będzie tam widoczne PK zbiorcze spowoduje to podwojenie obrotów.
   Sprawdzić to można analizując kartę kontowa w księgach pomocniczych - na koncie znajdują się zarówno dokumenty np. faktury sprzedaży, jak i PK dotyczące księgowania rejestru sprzedaży.
   Sposób poprawy:
   
   • usunąć markowanie PK (w opcji PK - wczytaj PK / zasobnik wybrać właściwy numer PK i nacisnąć klawisz zamarkować).
3. Zaksięgowanie PK na konta księgi głównej pozycji będącej częściowo nie związaną z księgami pomocniczymi, częściowo jednak związaną.
   Może się zdarzyć, ze do generowanego PK (a więc tego, który nie powinien być widoczny w księgach pomocniczych) zostanie dopisana jeszcze jedna pozycja przeksięgowania, która nie wynika z ksiąg pomocniczych ale powinna się w nich znaleźć.
   Sposób poprawy:
   
   • wpisać przeksięgowanie dotyczące części PK, która musi być widoczna w księgach pomocniczych, do rejestru przeksięgowań w opcji rejestry VAT - inne księgowanie.,

Zmiana zapisów po zaksięgowaniu

Zmiana zapisów w księgach pomocniczych już po zaksięgowaniu i nie uwzględnienie jej w księdze głównej. Przykładowo może się to zdarzyć jeżeli po księgowaniach nie został zmieniony zakres, uniemożliwiający wpisywanie do ksiąg pomocniczych zapisów wcześniejszych.
 Poprawa:

• jeżeli zmiany zostały wykonane prawidłowo tzn. zgodnie ze stanem faktycznym należy wprowadzić korektę na konta księgi głównej. Należy pamiętać, by taki PK posiadał znacznik _ automatyczny.

Nie zaksięgowanie wszystkich ksiąg pomocniczych

Bardzo często zdarza się, ze na konta księgi głównej nie został zaksięgowany rejestr kompensat. Aby sprawdzić kompletność księgowań można skorzystać z wydruku pomocniczego w opcji KSIĘGI POMOCNICZE-salda wg kontrahentów z ustawieniem przełącznika _ wg typu. Na wydruku tym zgrupowane są wszystkie operacje wg typu np. zapłaty czy kompensaty. W łatwy sposób można porównać go z karta kontowa księgi głównej.

Powiązane posty:
FK -błędy na zestawieniu obrotów i sald