Automaty w małej księgowości - z punktu widzenia biura rachunkowego, z punktu widzenia klienta

System Madar7 w chmurze wykorzystywany przez biura rachunkowe do prowadzenia małej księgowości swoich klientów daje możliwość udzielenia klientowi dostępu do jego danych dzięki czemu biuro rachunkowe i jego klient pracują w jednym systemie, w czasie rzeczywistym. Do systemu zaimplementowano szereg automatów, które ułatwiają pracę zarówno pracownikom biura rachunkowego jak i ich klientom.

Poniżej zaprezentowano wybrane automatyzacje z zakresu prowadzenia małej księgowości (KPiR i ryczałt ewidencjonowany).

Zapis dokumentów w ewidencji podatkowej

Wszystkie dokumenty zakupu i sprzedaży wprowadzane w Rejestrach VAT są automatycznie zapisywane w książce przychodów i rozchodów (czy też ewidencji ryczałtowej w przypadku sprzedaży). Aby dokumenty były automatycznie przenoszone do ewidencji podatkowej w konfiguracji muszą być zaznaczone odpowiednie przełączniki - w opcji Administracja - konfiguracja - dane podatkowe muszą być zaznaczone pola [V]księgowanie zakupu i [V]księgowanie sprzedaży.

KSEF - automatyczne pobieranie i wysyłanie faktur 

Moduł KSEF zaimplementowany w Madarze daje możliwość automatycznego pobierania faktur zakupowych a także wysyłania wystawionych faktur sprzedażowych. Faktury wysyłane są automatycznie raz na godzinę, nie wcześniej niż po godzinie od momentu wystawienia. Aby faktury były wysyłane/odbierane automatycznie dana podfirma w opcji Akcja - zmiana firmy - edycja musi mieć zaznaczone pole [V]AI automatyzacja. Aby połączyć daną firmę z KSEF należy również wprowadzić token - więcej o konfiguracji programu do współpracy z KSEF można przeczytać w poście KSEF - kompendium wiedzy

Uzupełnianie danych przy księgowaniu faktur Faktur

Faktury pobierane z KSEF, które wczytywane są do księgowania w Rejestrach VAT poprzez klawisz dopisz - KSEF są automatycznie uzupełniane o wszystkie niezbędne informacje jak np. kontrahent, numer dokumenty, stawki i kwoty wystarczy, że użytkownik jedynie zatwierdzi uzupełnione dane. Do automatycznego wypełniania formatki księgowania można również wykorzystać zaimplementowaną w ssystem sztuczną inteligencję AI co ma szczególne znaczenie, w przypadku faktur, które nie znajdują się w KSEF - jak np. faktury zagraniczne. Wgranie obrazu faktury (czy to PDF czy skan) do modułu Sekretariat powoduje, że dokumenty te są przetwarzane przez AI i następnie mogą być wczytane do rejestru VAT poprzez opcję dopisz - dołącz/wczytaj.

Generowanie deklaracji

Program pozwala na generowanie szeregu deklaracji podatkowych. Generując deklarację, JPK w kontekście VAT program automatycznie pobiera faktury do części ewidencyjnej a także oblicza poszczególne pozycje części deklaracyjnej. Dodatkowo generując rachunek wyników za poprzedni miesiąc KPiR - rachunek wyników program automatycznie tworzy deklarację PIT5, której oczywiście od wielu lat się nie składa jednak jej utworzenie znacząco ułatwia określenie zobowiązania podatkowego.

Naliczanie składek ZUS właściciela firmy

Naliczanie składek ZUS właściciela firmy odbywa się w module Zlecenia. Przy dodaniu nowego naliczenia za poprzedni miesiąc po wyborze pracownika (właściciela) program automatycznie uzupełnia i nalicza składki ZUS na podstawie składki pracodawcy z poprzedniego miesiąca - w tym z uwzględnieniem formy opodatkowania, osiągniętego dochodu czy preferencyjnych ulg. 

Rozliczanie dokumentów na podstawie wyciągu bankowego

W opcji Kasjer - import dokumentów możliwe jest wczytanie wyciągu bankowego w różnych formatach (w tym MT940) - system odnajduje w systemie dokumenty za które następuje zapłata i ewentualnej weryfikacji czy poprawie możliwe jest zaksięgowanie całego wyciągu bankowego, wraz z przypisanymi dokumentami, jednym kliknięciem.

Pobieranie danych własnych i kontrahenta po NIP

Program pobiera dane po NIP. Przy zakładaniu nowej firmy w systemie wchodząc do opcji Administracja - konfiguracja podając swój NIP program pobiera dane adresowe z bazy REGON.  Podobnie z danymi kontrahenta - dopisując kontrahenta do bazy kontrahentów podając NIP i klikając enter program pyta czy pobrać dane z bazy REGON -pobierana jest nazwa i dane teleadresowe. 

Wszystkie możliwości systemu Madar7 w chmurze i formy współpracy biura rachunkowego z jego klientem można poznać na dedykowanej stronie internetowej Madar

WEB Aplikacja dla klientów biura rachunkowego

Za pomocą WEB Aplikacji możecie pracować z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, o każdej porze dnia i nocy. 

WEB Aplikacja umożliwia się pracę przez przeglądarkę na swoich danych, przy czym macie pełny dostęp do potrzebujących funkcjonalności, na przykład: gospodarka magazynowa, sprzedaż i dystrybucja, kasa i bank. 

Moduły wchodzące w skład WEB Aplikacji:

1. Faktura

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. W celu wystawienia faktury należy wejść do opcji Faktura. Otworzy się okienko do wystawienia Faktury, gdzie należy uzupełnić pola odpowiednimi danymi.

W opcji Rodzaj faktury mamy rożne rodzaje dokumentów sprzedażowych: VAT, WDT, ZDT, WNT, RR, faktura zaliczkowa, marża ta inni.

 

2. Korekta VAT

Faktura VAT korekta - korygowanie sprzedaży z różnych tytułów. Opcja, która pozwala na wystawienie korekty do wybranej faktury na zwrot produktów na niej zawartych.

Korekta faktury może być także wystawiana z różnych powodów jak np.:

- zmiana stawki VAT,

- zmiana ceny,

- zwrot towaru,

- zmiana ceny wg rabatu,

- zamiana na eksport.

3. Księgowość 

W WEB Aplikacji można prowadzić ewidencję przychodów dla podatników płacących zryczałtowany podatek dochodowy. Należy wejść do opcji Księgowość. 

Główne okno ewidencji ryczałtowej jest listą, na której znajdują się dokumenty dotyczące dochodu ryczałtowego.
Preliminarz płatności płatności pokazuje wszystkie dokumenty, które są niezapłacone w systemie - zarówno dokumenty sprzedażowe jak i zakupowe.

4. Rejestry VAT

Zapisana faktura pojawi się na liście Rejestry VAT. Na podstawie rejestrów VAT można:

- utworzyć wydruki rejestrów VAT,

- wygenerować plik JPK_VAT do Ministerstwa Finansów,

- wypełnić deklarację VAT-7 / JPK_V7M,

- prowadzić rozliczenia należności i zobowiązań z kontrahentami,

- księgować w F-K oraz KPiR.

Po nacisku na daną opcje otworzy się okienko Rejestrów VAT, gdzie wprowadzane są dokumenty zakupu i sprzedaży. Dokumenty są grupowane w tzw. rejestry, prowadzona jest osobna numeracja w ramach rejestru oraz osobne wydruki.

5. KSeF 

Pobieranie i wysyłanie faktur z/do Krajowego Systemu e-Faktur odbywa się przez opcje KSEF.

W module KSEF prezentowana jest lista faktur niezaksięgowanych. Faktury pobierane są automatycznie co godzinę. Numer KSEF musi być wykazywany w różnych ewidencjach i deklaracjach jak np. w pliku JPK VAT, w ewidencji ryczałtowej, w książce przychodów i rozchodów czy środkach trwałych. 
Lista deklaracje: znajdują się na niej wszystkie dopisane deklaracje.

6. JPK

Moduł JPK służy do przygotowania, ewidencji, walidacji, podpisywania i wysyłania plików JPK drogą elektroniczną. Należy wejść do opcji JPK po prawej stronie od opcji KSeF.

Na liście gromadzone są dokumenty, gdzie każda linia opisuje osobny plik JPK. Dane do pliku JPK są generowane automatycznie z Rejestrów VAT i innych modułów programu.

7. Sekretariat

1. Pisma, które dodaje się (np. poczta wychodząca, przychodząca) można wyświetlić w module Sekretariat. W Kancelarii pisma można wyświetlić wg zadanych kryteriów, co znacznie ułatwia pracę, kiedy chcemy znaleźć konkretne pismo lub grupę pism.

8. ZUS

Wprowadzanie danych o zapłaconych składkach pracodawców oraz osób współpracujących jest możliwe w module zlecenia. Wejść do tego modulu można za pomocą opcji ZUS. Spowoduje to otwarcie okna listy zleceń. Zlecenie służy do wprowadzania umów cywilnoprawnych i innych dokumentów zależnie od wybranego rodzaju na ekranie wprowadzania.

Dodatkowe opcji:

Za pomocą opcji Kancelaria: załaduj plik znajdującej na dole okna można dodać pliki z fakturami do Kancelarii. Należy wybrać plik z fakturą z dysku komputera (w formacie *.pdf, *.jpg lub *.png) i następnie wgrać go klikając klawisz UPLOAD.

Program Madar7 w chmurze dzięki zaimplementowaniu technologii AI przez opcję Chat daje możliwość udzielenia klientowi informacji w czasie rzeczywistym dotyczące Instrukcji obsługi MADAR.

Tematy powiązane:
Jak zaakceptować do księgowania pobrane z KSEF faktury - poradnik dla klientów biur rachunkowych
KSeF - Krajowy System e-Faktur
Wystawianie faktury
Rejestr VAT - lista
Rodzaje faktur
Ewidencja ryczałtowa
JPK - lista
Lista zleceń - wprowadzanie na listę zleceń